クラウドでファイル共有をしよう~維持管理が不要になる~

業務やシステムの一覧

レディ

サービスカタログは、社内で行っている業務や社内システムの機能などを一覧としてまとめたものである。まとめて一覧化することで、提供機能を確認できたり業務の重複を把握できる。作成する際には、ツールを活用すると利便性が高い。

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業務をシステム化する

男性

ワークフローシステムは、仕事の効率化に寄与しています。担当者が不在でも、ワークフローシステムを使えば、会社の外からでも業務が行えます。決済や承認等の業務も、時間を置くことなく遂行させることが可能です。ワークフローシステムは、人材不足の問題を解決し、よりスピーディーな業務を実現させます。

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重要なデータの保管に便利

レディ

デジタルデータはクラウド上に保管すると、使い勝手がとてもよくなるので、仕事の効率がしっかりとあがるでしょう。それに加えて、ファイル共有までおこなえるため、社員が必要なデータに簡単にアクセスできるようになります。

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社内サービス一覧

PC操作

サービスカタログは、社内で提供しているシステムでどのようなことができるかなどを一覧でまとめたものである。サービスカタログを作成する際には全社で1つを作成する方針で作成することや、小さな内容も漏れなく網羅させることが重要である。

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社内業務を管理する仕組み

婦人

社内業務を管理する仕組みとして、様々な製品が販売されていますが、その中でもワークフローシステムは人気を集めています。これは稟議という社内での重要な意思決定の仕組みを電子化することで、承認自体の整理やスピード化が図れるためなのです。

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管理の手間を省こう

オフィス

サービス利用の魅力

従来のファイル共有においては、社内に専用のサーバーを設置したりネットワークディスクなどを導入することでファイル共有が行われていた。しかし、近年ではクラウドサービスを活用したファイル共有が主流となりつつある。クラウドサービスを活用したファイル共有では、従来方式に比べ利点がいくつかある。最も大きな利点としてあるのが、維持管理が不要になるということである。社内に専用のファイルサーバーを導入した場合、そのサーバーの維持管理が欠かすことができないこととなる。サーバーのメンテナンスやディスク増設など状況に応じて対応が必要になる。一方のクラウドサービスでは、サービス提供業者が維持管理を行ってくれるためこれらの手間やコストを削減することができる。また、導入の手軽さもある。クラウドサービスでは、申し込みを行いユーザ登録を行うなど簡単な手続きで導入できる。自社でファイルサーバーを導入する場合には機材の手配やネットワークの構築、機器の設定など様々な準備が必要になる。これらの導入の手間を省けることも、クラウドサービスによるファイル共有の魅力である。以前は、ネットワーク回線の遅さからクラウドサービスへのファイルのアップロードやダウンロードに時間がかかるケースがあった。これらのアクセスの遅さが導入のネックとなったいたが、近年では高速通信できる環境が企業において主流となっているため、それらの問題も解決できる状況となっている。

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